How to – Level up my HR-IT-System Landscape

Oder:  Wie wähle ich die richtige HR-Software für mein Unternehmen?

Der Markt schläft nicht und um weiterhin wettbewerbsfähig bleiben zu können, arbeiten viele Unternehmen an einer Digitalisierungs-Strategie. Die Relevanz von Daten und deren Auswertung in Kombination mit der voranschreitenden Prozessautomatisierung spielen dabei eine essenzielle Rolle. Künstliche Intelligenz unterstützt bald die Software in vielen Unternehmensbereichen, aber vor allem im HR-Bereich. Die HR-Software ist der Dreh- und Angelpunkt jedes Unternehmens und um für die Zukunft der Personalabteilung vorbereitet zu sein, muss diese Basis stimmen.

Aber wie finde ich als Unternehmen in der Vielzahl an Anbietern nun die richtige HR-Software heraus? Wir haben einen Leitfaden mit 10 Schritten für die Auswahl des richtigen Anbieters zusammengestellt.

Step 1: Die richtige Vorbereitung

Zunächst sollten Sie einen Projektmanager identifizieren, der sowohl technisches als auch fachliches Verständnis für den Personalbereich besitzt. Stellen Sie fest, dass Sie diese Expertise Inhouse nicht besitzen, unterstützen wir Sie gerne in dieser Rolle. Ist dieser Experte identifiziert, sollten Sie mit ihm das Projektteam festlegen. Berücksichtigen Sie hierbei Kollegen aus den relevanten HR-Bereichen und der IT-Abteilung, vergessen Sie aber nicht das Business und Ihre Wünsche!

Step 2: Stellen Sie sich die richtigen Fragen

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie erreichen wollen und was Ihre Anforderungen sind.
Brainstormen Sie und nutzen Sie die klassischen W-Fragen!

Diese Liste kann beliebig erweitert werden – priorisieren und aussortieren können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt. Beziehen Sie Ihr gesamtes Team ein und stellen Sie so sicher, dass alle Anforderungen vorhanden und berücksichtigt werden.

Step 3: Strukturieren Sie Ihre Ergebnisse

Sortieren Sie Ihre Anforderungen in Ihre Bereiche wie z.B.
• Organisationstruktur
• HCM-Core (Personalverwaltung etc.)
• Workforce Planning
• Payroll
• Recruiting
• Learning & Development
• Performance
• Reporting
• Integrationen
• Dokumente & E-Akte

Gliedern Sie es aber nach Ihren speziellen Unternehmensbereichen auf, jedes Unternehmen ist hier anders.
Welcher Bereich ist Ihnen am wichtigsten im neuen System? Was sind Ihre KO-Kriterien für das neue System, die erfüllt sein müssen? Klassifizieren Sie die Ergebnisse nach Wichtigkeit, um die Gewichtung festzustellen.

Step 4: Budget, Zeit und Ressourcen

Welches Budget haben Sie? Dabei muss das Budget nicht fix sein, sondern ein ungefährer Umfang reicht. Wenn von Anfang an klar ist, dass Sie ein Budget von 100.000 oder von 500.000 Euro haben, hilft Ihnen das bei der Angebotsbewertung der Anbieter. Wann wollen Sie das neue System einführen? In diesem Jahr, nächstes Jahr oder später? Überlegen Sie sich außerdem, welche Ressourcen Sie benötigen, seitens IT und HR. Oft sind diese im Tagesgeschäft gebunden und haben nicht genügend freie Kapazitäten. Dies spielt ebenfalls wieder auf den Zeitpunkt der Systemeinführung ein, was bei nicht ausreichender Beachtung zu möglichen Verspätungen bei der Einführung von neuen Systemen führt und sich somit die Kosten erhöhen können. Sollten Ihre internen Ressourcen nicht ausreichend sein, unterstützen wir Sie auch hier mit unserer Expertise. Vermeiden Sie Folgekosten und planen Sie von Anfang an richtig!

Step 5: Erstellen eines Fragenkatalogs für die Anbieter

Das Projektteam steht, Ihre Anforderungen stehen fest, Sie haben ein grobes Budget, einen Zeitplan und Wissen um Ihre Ressourcen. Zeit die Informationen für die Anbieter aufzubereiten und einen Fragenkatalog mit Ihren Anforderungen und Kriterien zu erstellen. Um die Anbieter nicht zu beeinflussen, verzichten Sie auf ein fixes Budget oder Ihre Priorisierung im Fragenkatalog. Sie wollen schließlich am Ende eine Entscheidungsgrundlage aufgrund Ihrer Anforderungen haben. Nehmen Sie direkt auch Fragen über den Anbieter und deren HR-IT-System auf, wie zum Beispiel die Größe des Unternehmens, Gründungsjahr, Mitarbeiter-Anzahl im IT-Support, Kundenreferenzen, Lizenzkosten, Implementierungskosten, Implementierungsdauer und anderen wichtigen Kennzahlen für Sie als Unternehmen. Sollten Sie hierbei Unterstützung benötigen, erstellen wir gerne mit Ihnen gemeinsam den Fragekatalog.
Vergessen Sie nicht, Ihr neues HR-IT System wird Ihre neue Basis, daher ist es ebenfalls wichtig, wie Ihr zukünftiger Partner und Anbieter derzeit und in Zukunft arbeitet.

Step 6: Identifikation von Anbietern und Versendung des Fragenkatalogs

Welche Systeme haben Sie bisher in ihrer Historie genutzt? Von welchen Systemen haben Sie bisher gehört? Führen Sie eine Marktrecherche durch und sprechen und vernetzen Sie sich mit HR-Kollegen anderer Unternehmen. Bringen Sie in Erfahrung welche Systeme dort in Benutzung sind und was Vor- und Nachteile des genutzten Systems aus deren Sicht ist. Keine Anbieterpräsentation ersetzt das direkte Feedback der Nutzer und deren Empfehlungen. Gerne unterstützen wir Sie bei Bedarf auch hierbei und nutzen unser Netzwerk. Haben Sie alle identifiziert, erstellen Sie sich eine Liste der Anbieter, nehmen Kontakt auf und Versenden den Fragenkatalog.

Step 7: Gegenüberstellung der Anbieter

Sichten Sie die Antworten der Anbieter. Welcher Anbieter deckt die meisten Ihrer Anforderungen ab? Wie ist das Preis/Leistungsverhältnis des Anbieters? Kann ich Anbieter direkt ausschließen aufgrund von KO-Kriterien oder zu hohen Lizenzkosten? Erstellen Sie sich eine Anbietermatrix mit den Vor- und Nachteilen des Systems auf Grundlage der Antworten der Anbieter.

Step 8: Demo der HR-IT Systeme und Referenzkunden

Gehen Sie auf die Anbieter zu und fragen nach einer Demo des HR-IT Systems und gehen Sie explizit auf ihre KO-Kriterien ein, damit Sie ein Bild von der IT-Lösung bekommen. Sollten nicht alle Fragen im ersten Termin geklärt werden können, nehmen Sie sich Zeit für einen zweiten Termin. Auch wenn Ihr Terminkalender voll ist, wird sich diese sinnvoll investierte Zeit für Sie später lohnen. Gehen Sie auch auf die Referenzkunden des Anbieters zu und erfragen nach dem Feedback aus der Praxis. Hier bekommen Sie ein offenes Feedback zum Produkt.

Step 9: Review und finale Entscheidungsgrundlage

Fassen Sie nochmal alle Ihre Eindrücke zusammen und ergänzen Sie Ihre vorhandene Anbietermatrix mit Ihren Erkenntnissen aus den Präsentationen mit den Anbietern und dem Feedback der Referenzkunden. Erstellen Sie Ihre finale Entscheidungsgrundlage und besprechen diese mit Ihren relevanten Steakholdern.

Step 10: Ihr Wunschanbieter und nächste Schritte

Sie sind nun am Ziel und haben nach Ihren Kriterien und Anforderungen einen Anbieter ausgewählt. Aber auch nach der Auswahl des Anbieters kommen weitere organisatorische Angelegenheiten wie die Steuerung des Anbieters, internen Ressourcen, die Projektplanung, übergreifende Aufgaben oder andere Themen auf Sie zu. Sollten Sie Unterstützung in diesem Bereich benötigen, sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Expertise vor, während und nach dem Projekt!

Take Away

Es gibt einiges bei der Auswahl der richtigen Anbieter zu beachten und der Weg zur Auswahl eines neuen HR-IT System kostet viel Zeit. Lassen Sie hiervon aber nicht abschrecken, denn durch die neuen Möglichkeiten Ihres Systems, bringen Sie Ihre HR-Abteilung auf das nächste Level. Trotzdem sollten Sie sich lieber genug Zeit nehmen, denn zukünftig soll dieses System ausreichend skalierbar sein, um Ihre Unternehmensstrategie zu unterstützen. Aber auch nach der Systemeinführung sollten Sie Ihr neues System nicht aus dem Blickfeld lassen. Achten Sie darauf, dass Sie alle neuen Funktionalitäten ausschöpfen. Ihr neues System bietet z.B. Auswertungen für Ihren zukünftigen Personalbedarf, es fehlt aber an vorhanden Daten? Dann stellen Sie sicher, dass diese Daten zukünftig vorhanden sind! Nutzen Sie das volle Potenzial Ihres neuen Systems, um die Effizienz in Ihrem Unternehmen dauerhaft zu steigern und die Mehrwerte werden Sie dafür belohnen.

Sie brauchen Untersützung bei der Auswahl eines HR-IT Systems? Reload HR steht Ihnen hierbei gerne zur Seite!

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