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HR-Prozessoptimierung: Wie man HR-Prozesse effizienter gestaltet – und wie besser nicht

Prozessoptimierung ist seit Jahren als BUZZ Word in aller Munde. Doch was tun wir bei Reload HR konkret, wenn wir Prozesse in HR optimieren?

HR-PROZESSOPTIMIERUNG: WIE MAN HR-PROZESSE EFFIZIENTER GESTALTET 

Wir haben es auf vielen Projekten gesehen, Prozessoptimierung oder -Redesign steht auf der Agenda. Der typische Ansatz und oftmals auch derjenige von HR-Beratungen:

– Ist-Situation aufnehmen

– HR-Prozesse zeichnen in Visio

– Optimierungen identifizieren, meist auf Basis der neuen Software, die man sowieso gerade einführt. 

– Am Ende entsteht ein komplettes HR Prozesshaus der Level 1-4.

– Change Management zur Einführung und Roll Out

Der Ansatz ist bewährt, oft praktiziert und bringt sicherlich auch inkrementelle Verbesserungen, leider kaum echte HR-Prozessoptimierung. 

Wieso also anders machen?

Wir bei Reload HR versuchen nicht das ganze Rad neu zu erfinden, sondern suchen diejenigen Teilaspekte raus, die echte Kosten und Engpässe verursachen. Das ist eben oftmals nicht der Self Service bei dem der Mitarbeiter seine neue Bankverbindung hinterlegt. Auch wenn das ein nettes Feature ist (und die neue Software es schon kann…): Wie oft wechseln Sie Ihre Bank? Die schönen neuen Viso-Prozesse sind meist nicht alltagstauglich und landen nach ein paar Monaten in Ablage P.

Was kann man also besser machen?

Echte Automatisierung: 

Wir sehen oft, das echte Aufwandtreiber bestehen bleiben: Dokumentenerstellung, Dokumentenablage, Schnittstellen zu anderen Abteilungen, HR Reporting. 

Mit moderner IT Architektur und API Standards ist der Aufwand zwischen den Systemen und Anwendungen (z.B. HR und Non-HR) zu automatisieren oft viel kleiner geworden. Eine Schnittstelle ist schnell realisiert und reduziert repetitive Aufwände

Echte Vereinfachung: 

Es ist immer wieder zu sehen: Zum Projektstart werden Prozesse und Genehmigungsschleifen radikal gekürzt. Leider bleibt davon nach dem GoLive oft wenig übrig. Die neuen Prozesse sind komplizierter als die alten!  Wir drehen das Prinzip gerne einmal um und nehmen eine automatisches Approval (nach einer bestimmten Widerspruchszeit) als gegeben. So lassen sich Durchlaufzeiten drastisch verbessern und die Beteiligten werden deutlich aktiver im Prozess. 

Am Beispiel: Der Urlaubsantrag ist genehmigt, wenn ihn der Vorgesetze nicht binnen 3 Tagen ablehnt. So funktioniert der Workflow!

Mehr Akzeptanz, Transparent und besser Mitarbeiter-Experience

Mit dem Prinzip push statt pull erzielen wir eine deutlich besser User Experience. Folgendes Beispiel: Anstelle der Reports, die HR erstellt, um z.B. abgelaufene Zertifizierungen zu analysieren, treten push Nachrichten auf das Handy des Mitarbeiters und informieren Ihn rechtzeitig an die aufkommende Prüfung hinzuweisen. Auch das Tracking und ggf. die Eskalation werden automatisiert.

Standardisierung, aber mit Verstand.

Speziell in global aktiven Unternehmen wird das Ziel der Prozessstandardisierung oftmals übergewichtet. In der Folge entstehen praxisferne Prozesse, die das Slide auf dem Sie stehen leider nicht wert sind. 

In moderner Software und in Workflowtools ist ein Feld, das speziell für ein Land benötigt wird in Minuten eingerichtet! Ihre lokalen HR Vertreter haben das Wissen! Natürlich sollen „alte Zöpfe“ abgeschnitten werden, aber eben mit Verstand. 

Sie haben Fragen zum Thema HR-Prozessoptimierung, Automatisierung oder Digitalisierung? Sprechen Sie uns an, Reload HR ist spezialisierter HR-Berater. Sie nennen Ihre akuten Prozess-Engpässe und wir entwickeln gemeinsam eine maßgeschneiderte Idee. Die Erstberatung ist kostenfrei.  

Sascha Lutz

Hi ich bin Sascha und lebe seit 20 Jahren meine Passion für HR Tech und HR Transformation. Meine Fokus-gebiete liegen in den Bereichen HR Transformation, HR Digitalisierung und HR Automatisierung.  Im Rahmen meiner Projekte führen wir meist SAP SuccessFactors oder Personio, im Rahmen einer ganzheitlichen HR Transformation ein. Nach 18 Jahren in großen Beratungsunternehmen haben wir Reload HR gegründet, um uns voll auf das Thema HR zu fokussieren. In unserem Team legen wir Wert auf Agilität, hands-on Mentalität und Teamwork. Als HR-Beratung pflegen wir vertrauensvolle Kundenbeziehungen und legen Wert auf eine ereignisorientierte Umsetzung der Projekte für unsere Kunden in einem offenen und flexiblen Umfeld. In unserem Blog schreibe ich regelmäßig über meine Erfahrungen und Erkenntnisse rund um die Themen HR Transformation, HR Digitalisieung, Prozessoptimierung und Automatisierung.