HR Digitalisierung – ChatGPT und HR-Dokumente

In unserem weiteren Beitrag zu den Trends in der HR Digitalisierung stellen wir ein weiteres HR-Automatisierungsszenario und beleuchten kritisch das Thema Dokumentengenerierung in der Kombination mit viel diskutiertem Thema ChatGPT.

Dokumentengenerierung im HR

Dokumentengenerierung im HR bezieht sich auf den Prozess der automatisierten Erstellung von HR-Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Mitarbeiterhandbüchern und anderen personalbezogenen Dokumenten.
Das Konzept der automatisierten Dokumentengenerierung ist wahrscheinlich so alt wie HR-IT selbst. Die Grundidee hinter der Dokumentengenerierung besteht darin die Fehlerquote zu minimieren, die bei der manuellen Erstellung von Dokumenten auftreten kann. Man möchte darüber hinaus bei der größeren Anzahl der Mitarbeiterunterlagen, die jährlich angefertigt werden müssen, wie bei jeder Automatisierung, Zeit zu sparen.
Die Automatisierung von HR-Dokumenten durch Dokumentengenerierung trägt auch zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften bei, indem sie sicherstellt, dass alle erforderlichen Informationen in den Dokumenten enthalten sind und aktuell gehalten werden. Durch den Einsatz von HR-Tools können Unternehmen ihre Dokumentengenerierung automatisieren und eine bessere Kontrolle über ihre HR-Prozesse erlangen.

Dokumentengenerierung im HR – wie es einmal war

Es existieren zahlreiche Tools im diesem Bereich der HR Digitalisierung, die den Prozess der Erstellung der Mitarbeiterdokumente automatisieren. Allerdings ist deren Grundidee relativ statisch – ein propräteres Tool wird an ein HR-IT-System angebunden, man verwende ein wohl definierte Menge an Template, die über Parameter und die Anbindung an die Mitarbeiterdaten fertige Dokumente erzeugen können.

HR Digitalisierung und ChatGPT

Viel wurde in letzter Zeit über die möglichen Einsatzszenarien von ChatGPT geschrieben. ChatGPT sagt selbst dazu auf die Frage, welche Einsatzszenarien von ChatGPT im Personalwesen existieren, folgendes:
Als KI-basiertes Sprachmodell kann ChatGPT in verschiedenen Einsatzszenarien im HR (Personalwesen) eingesetzt werden. Hier sind einige Beispiele:

Recruiting: ChatGPT kann bei der Vorqualifizierung von Kandidaten eingesetzt werden. Potenzielle Bewerber können Fragen stellen, und ChatGPT kann sie entsprechend beantworten. Außerdem kann ChatGPT dazu beitragen, Bewerbungen zu analysieren und die besten Kandidaten herauszufiltern.
Onboarding: ChatGPT kann bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern unterstützen. Es kann häufig gestellte Fragen beantworten, Mitarbeiterhandbücher bereitstellen, wichtige Kontakte vermitteln und Anleitungen zu verschiedenen internen Prozessen bereitstellen.
Mitarbeiter-Engagement: ChatGPT kann dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu verbessern, indem es Feedback von Mitarbeitern sammelt und personalisierte Empfehlungen gibt, um ihre Arbeitszufriedenheit zu verbessern.
Schulungen: ChatGPT kann in der Schulung von Mitarbeitern eingesetzt werden, indem es Schulungsunterlagen bereitstellt, Fragen beantwortet und den Lernfortschritt überwacht.
Unterstützung von HR-Mitarbeitern: ChatGPT kann dazu beitragen, die Effizienz von HR-Mitarbeitern zu steigern, indem es häufig gestellte Fragen beantwortet, Routinetätigkeiten automatisiert und Aufgaben priorisiert.

Klingt auf den ersten Blick plausibel. Eine Frage die sich an dieser Stelle ergibt – was passiert, wenn wir Dokumentengenerierung im HR mit Chatbots wie #ChatGPT auf der einen Seite und verfügbaren APIs auf der anderen, miteinander kombinieren?

Unser PoC – HR Digitalisierung der Arbeitszeugnisse mit ChatGPT

Wir stellen schnell fest, dass ChatGPT als Chatbot-Plattform für die Dokumentengenerierung verwendet werden kann und den Markt der „alten“ Tools in dem Bereich, als auch die Chat-Plattformen von gestern höchstwahrscheinlich in den Schatten stellen kann.

Mitarbeitende können über den Chatbot Anfragen stellen und ChatGPT kann daraufhin das entsprechende Dokument generieren und es an den Kunden senden. Zum Beispiel könnte HR-Mitarbeiter:in nach einem Vertrag fragen und ChatGPT würde automatisch die Unterlage erstellen und an den Kandidaten senden, ohne dass die Schritte manuell im HR-IT-System durchgeführt werden müssen.

Wir haben uns für folgendes Szenario entschieden, um zu Machbarkeit zu prüfen, als auc die Vor- und Nachteile samt Aufwandstreibern zu identifizieren:

Manager:in schreibt den Chatbot an und bitten um ein Arbeitszeugnis für einen Mitarbeitenden
Der Chatbot findet alle relevanten Daten der Person im HR-IT-System wie #SuccessFactors oder #Personio
Der Chatbot fertig das Arbeitszeugnis an mit Bausteinen wie Beschreibung der Tätigkeiten, Performance der Mitarbeitenden etc.
Der Chatbot senden das fertige Dokument als Draft an den / die Manager:in zum Review

Das Bild unten gibt ein Gefühl von „Look and Feel“ der Automatisierung. Als Eingangskanal dient Slack, andere Tools, von Microsoft Teams zu Telegram wären möglich. Als Backend diente uns eine SuccessFactors-Instanz, andere HR-Systeme wie Personio od. Workday wären natürlich möglich. In dem Beispiel verwenden wir API und Plattformen, die entweder offen sind od. als SaaS geringere Kosten monatlich versuchen. Dadurch ist der HR Digitalisierungsansatz Interessant auch für kleinere Unternehmen, die nicht unbedingt das Budget haben, um etablierte Lösungen zu abonnieren.

HR Digitalisierung im Einsatz - #ChatGPT fertigt ein Arbeitszeugnisses an — HR Digitalisierung im Einsatz – #ChatGPT fertigt ein Arbeitszeugnisses an

Fazit

Insgesamt ist die Verbindung von ChatGPT und Dokumentengenerierung eine aufregende Möglichkeit für Unternehmen, die Effizienz und Produktivität zu steigern. ChatGPT definiert das Szenario der Dokumentengenerierung neu und ist definitiv einen Blick wert für Unternehmen, die diesen Workflow optimieren möchten.

Ein großer Vorteil von ChatGPT ist seine Fähigkeit, menschenähnliche Konversationen zu führen. Mit seiner natürlichen Sprachverarbeitung kann ChatGPT Kundenanfragen in einem menschenähnlichen Tonfall beantworten und sogar bestimmte Sätze oder Ausdrücke erkennen und darauf antworten. Modelle wie ChatGPT können darüber hinaus ganze Dokumentenpassage anfertigen in der Qualität, die Arbeit eines menschlichen Copywriter sehr gut ergänzen wenn nicht komplett ersetzen kann.

Die öffentliche Verfügbarheit von ChatGPT-API (und weiterer KI-Modelle) wird die Entwicklungen und Innovationen beschleunigen. Man redet von einem Paradigmenwechsel. Der Ausmaß des Einflusses auf die HR-Welt von Modellen wie ChatGPT ist Stand heute kurz- und mittelfristig schwierig einzuschätzen, man denke nur an die „Hype Cycle“-Methodologie von Gartner.

Natürlich hat die Verwendung von Chatbots für Dokumentengenerierung auch Herausforderungen. Eine Herausforderung ist die Sicherheit von Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Kundeninformationen und Dokumente sicher aufbewahren und vor unautorisiertem Zugriff schützen. Das gilt sowohl für das Rechtesystem als auch für API-Zugriffe von außen.

Man sollte auch nicht vergessen, dass der Erfolg der Implementierung von Technologien wie ChatGPT von der Qualität der Daten im HR-IT-Systemen abhängen kann. Klingt banal, aber wenn wir die Laufbahn der Mitarbeitenden nicht vollständig im HR-IT-System gepflegt haben wie wollen wir sicherstellen, dass wir die Karriereschritte entsprechend im Arbeitszeugnis beschreiben können? Hier wird sogar KI an Ihre Grenzen stoßen.

Benötigen Sie Hilfe bei der Evaluierung und Implementierung Ihrer Szenarien der HR Digitalisierung oder möchten Sie mehr über Automatisierungspotentiale in Ihrem Unternehmen erfahren? Sprechen Sie uns an!