Als HR-Digitalisierungs-Enthusiastin freue ich mich besonders, über unsere jüngste Partnerschaft mit Enboarder zu berichten – einer innovativen Softwarelösung, die verspricht, HR-Workflows zu revolutionieren. Die Integration der Plattform mit führenden HRIS Systemen wie SAP SuccessFactors, ermöglicht es Unternehmen Prozesse zu rationalisieren und außergewöhnliche Mitarbeitererfahrungen zu bieten. In diesem Blog werden wir die Möglichkeiten mit Enboarder anhand drei wesentlicher Geschäftsszenarien darstellen und aufzeigen, wie Personalleiter von der Enboarder und SAP SuccessFactors Integration profitieren können.
Über Enboarder
Enboarder wurde ursprünglich entworfen, um den Onboardingprozess neuer Mitarbeiter ansprechender und menschenzentrierter zu gestalten. Damit zielte die Plattfrom darauf ab, die Lücke zu schließen, die herkömmliche HR-Lösungen, hinterlassen haben. Heute dreht sich in Enboarder alles um verschiedenste HR Workflows (dazu gehört natürlich immer noch das Onboarding, aber auch interne Mobilität oder Wiedereingliederung), die das Engagement durch personalisierte, menschenzentrierte Arbeitsabläufe verbessern sollen. Durch die Konzentration auf die Schaffung sinnvoller Verbindungen und die Automatisierung von Routineaufgaben hebt sich Enboarder dabei vom überfüllten Markt für HR-Software ab.
Der ganzheitliche Ansatz
Während sich Enboarder durch die Bereitstellung personalisierter (Onboarding)-Erlebnisse auszeichnet, stehen robuste und ganzheitliche HRIS-Systeme wie SAP SuccessFactors weiterhin – zurecht! – im Zentrum der HR-Abteilungen. Das Management von Daten, Compliance und administrativen Aufgaben ist für den HR-Betrieb unerlässlich. Daher haben wir eine Schnittstelle zwischen Enboarder und SuccessFactors implementiert. Diese Integration stellt sicher, dass Daten nahtlos zwischen den beiden Plattformen fließen, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und der Verwaltungsaufwand reduziert wird. Zusammen, bieten diese Systeme eine umfassende Lösung, die die Effizienz steigert und es den HR-Teams ermöglicht, sich auf strategische Initiativen statt auf wiederholende Aufgaben zu konzentrieren. Die Synergie zwischen den Engagement-Tools von Enboarder und den administrativen Stärken von SuccessFactors schafft ein leistungsfähiges Ökosystem, von dem sowohl Mitarbeiter als auch HR-Experten profitieren. Anhand der folgenden Beispiele zeigen wir, was die Enboarder und SAP SuccessFactors Integration leisten kann:
Use Case 1: Maßgeschneidertes Onboarding für globale Teams
Die Herausforderung
HR-Teams, die globale Belegschaften verwalten, stehen vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Onboarding-Prozesse auf die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Länder und Geschäftsbereiche zuzuschneiden. Traditionelle HRIS-Systeme wie SuccessFactors sind zwar leistungsstark, bieten aber nur begrenzte Optionen für die Festlegung von Workflows auf der Grundlage individueller Kriterien, wie Standorten oder Geschäftsbereichen an. Dies macht es oft schwierig, auf einzigartige regionale Anforderungen einzugehen und Konsistenz zu gewährleisten.
Der Enboarder Vorteil
Mit Enboarder können HR-Teams ganze Workflows oder einzelne Aufgaben auf der Grundlage spezifischer Kriterien steuern, wie z. B. dem Standort des Unternehmens, des Bewerbers oder dem Geschäftszweig. Diese Flexibilität ist entscheidend für globale Unternehmen, die ihre Onboarding-Prozesse an verschiedene Regionen anpassen müssen. Darüber hinaus gibt es in Enboarder keine Begrenzung für Stakeholder, so dass beteiligte Personen oder Teams individuell erstellt und definiert werde können.
Beispiel: Enboarder bei einem Umzug
Stell Dir ein multinationales Unternehmen vor, das Mitarbeiter einarbeiten muss, die in ein anderes Land umziehen. Mit Enboarder kann das HR-Team spezifische Workflows erstellen, die Aufgaben für den Umzug umfassen, z. B. Visumsanträge, Wohnungsvermittlung und Orientierung vor Ort. Diese Aufgaben können je nach Standort des Mitarbeiters automatisch ausgelöst werden, um ein nahtloses und maßgeschneidertes Onboarding-Erlebnis zu gewährleisten.
Use Case 2: Kundenspezifische Aufgaben und integrierte Umfragen
Die Herausforderung
Traditionellen Onboarding-Prozessen fehlt oft die Flexibilität, um benutzerdefinierte Aufgaben, Multimedia-Inhalte und Echtzeit-Feedback-Mechanismen zu integrieren. Das Onboarding-Modul von SuccessFactors beispielsweise, unterstützt nur bedingt die Integration von Umfragen und Multimedia-Inhalten. Diese Einschränkung behindert nicht nur die Erfassung von Informationen, sondern gestaltet den Prozess auch weniger ansprechend und individuell für die Mitarbeiter.
Der Enboarder Vorteil
Mit Enboarder können HR-Teams multimediale Workflows entwerfen und Umfragen, Videos, Animationen, Bilder, Webseiten, Events und Anhänge direkt in die Prozesse integrieren. So können beispielsweise Feedback-Umfragen in den Workflow eingebettet werden, um die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter und die Effektivität des Prozesses zu messen. Die Echtzeit-Berichterstattung über die Umfrageantworten hilft den HR-Teams, das Onboarding-Erlebnis kontinuierlich zu verbessern.
Beispiel: Einbindung von Compliance Formularen
Ein in den USA tätiges Unternehmen kann mit Enboarder das I-9-Formular direkt in den Onboarding-Prozess integrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter diese wichtige Überprüfung nahtlos als Teil ihres Einstellungsprozesses ausfüllen können. So können Fehler vermieden und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet werden. Darüber hinaus wird durch die Einbindung dieser Aufgabe in den Onboarding-Workflow sichergestellt, dass sie zeitnah und korrekt abgeschlossen wird.
Use Case 3: Automatisierte Prozessauslöser über Webhooks
Die Herausforderung
Die Koordination zwischen mehreren Systemen zur Verwaltung von Onboarding-Aufgaben, wie z. B. die Bestellung der erforderlichen Ausrüstung für neue Mitarbeiter, kann umständlich und fehleranfällig sein. Viele HRIS-Systeme bieten keine Möglichkeit, Aktionen in anderen Systemen automatisch auszulösen. Das führt dazu, dass manuelle Eingriffe notwendig sind und sich das Risiko von Verzögerungen erhöht.
Der Enboarder Vorteil
Die Webhook-Funktionalität von Enboarder ermöglicht es HR-Teams, die Übertragung von Daten zu automatisieren und Prozesse in anderen Systemen auszulösen. Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters kann beispielsweise ein Formular ausgefüllt werden, das automatisch die Informationen an das entsprechende System sendet, um dort die richtigen Prozesse auszulösen.
Beispiel: Equipment-Bestellung
Wenn ein neuer Mitarbeiter startet, kann bspw. der Manager alle notwendigen Informationen über die benötigte Ausrüstung sammeln. Das System kann diese Daten automatisch an das Bestellsystem der IT-Abteilung senden. So wird sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag über alle erforderlichen Geräte verfügt, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Benutzerdefinierte Workflows: Maßgeschneiderte Prozesse auf der Grundlage von Standort, Geschäftszweig oder anderen individuellen Kriterien.
- Unbegrenzte Anzahl von Stakeholdern: Definition und Einbeziehung mehrerer Beteiligter in den Prozess.
- Multimediale Aufgaben: Engagierende Aufgaben durch GIFs, Webseiten, Fotos, Videos und Anhänge.
- Integrierte Umfragen: Integrierte Feedback-Umfragen in Workflows, um Erkenntnisse in Echtzeit zu gewinnen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Einbindung notwendiger Compliance-Formulare, wie z. B. I-9 für die USA, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
- Automatisierte Prozesse: Automatisches Auslösen von Prozessen in anderen Systemen, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird.
- Nahtlose Integration: Reibungsloser Datentransfer zwischen Enboarder und externen Systemen.
Fazit
Die Integration von Enboarder in SAP SuccessFactors bietet HR-Teams erweiterte Möglichkeiten zur Optimierung und Anpassung von wichtigen HR-Prozessen. Egal, ob es um die Verwaltung des Onboardings, die Einbindung von Feedback-Umfragen oder die Automatisierung von Equipment-Bestellungen geht, die Möglichkeiten von Enboarder verbesseren die Effizienz und das Mitarbeitererlebnis erheblich. Durch diese strategische Integration können Personalverantwortliche die Stärken beider Plattformen nutzen und so ein umfassendes und effektives Ökosystem schaffen.
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