HR-Dashboards helfen, auf einen Blick tagesaktuelle Kennzahlen und Entwicklungen zu sehen und fundierte, kennzahlenbasierte Personalentscheidungen zu treffen. In diesem Beitrag fahren wir damit fort, ein vollautomatisiertes HR-Dashboard mit den für euch wichtigsten Kennzahlen zu erstellen. Wir haben uns bereits die gewünschten benutzerdefinierten Berichte in Personio angelegt, die API-Zugriffsdaten erzeugt, einen Authentifizierungstoken erstellt und die Aktualisierung dieses Tokens automatisiert. Heute geht es darum, wie man die Daten in Microsoft Power BI importiert, visuell ansprechend darstellt und anschließend veröffentlicht und anderen zugänglich macht. Falls ihr Teil 1 des Artikels verpasst habt, könnt ihr ihn hier nachlesen.
Import und Transformation der Daten in Power BI
Nachdem wir einen Authentifizierungstoken erstellt haben, können wir mit dem Einfügen der Daten in Microsoft Power BI beginnen. Alternativ kann man hierfür auch Excel verwenden, aber wir nutzen in unserem Beispiel Power BI, da es mehr Möglichkeiten zur Gestaltung bietet.
Um die Daten aus Personio zu importieren, wählen wir Daten abrufen > Web > Weitere aus. Für Daten, die direkt über eine Personio-Schnittstelle verfügbar sind, beispielsweise allgemeine Mitarbeitenden-, An- oder Abwesenheitsdaten, fügen wir in dem Feld URL-Teile die entsprechende URL ein, die im Personio Developer Hub mit der Kategorie GET (also dem Abrufen von Daten) gekennzeichnet ist. Unter Parameter des HTTP-Anforderungsheades geben wir „Authorization“ und unseren Authentifizierungstoken ein.
Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, Datensätze in Power BI zu importieren. Beispielsweise können wir über Daten abrufen > Excel-Arbeitsmappe Informationen aus einer Exceltabelle hinzufügen, wie zum Beispiel unseren benutzerdefinierten Bericht mit dem Gehaltsdaten. So können viele verschiedene Informationsquellen in nur einem Dashboard effektiv kombiniert werden.
Nachdem wir die Daten abgerufen haben, können wir diese zunächst im Abfrage-Editor bearbeiten bzw. transformieren, bevor wir sie laden. Wir können Spalten aufklappen, umbenennen, hinzufügen, löschen oder verschieben, Werte ändern oder Filter anwenden. Im Modellierungsansicht von PowerBI kann man hauptsächlich die Beziehungen zwischen den Tabellen unseres Datenmodells herstellen (e.g. 1:1, 1:n) und verwalten. Darüber hinaus, kann man das Datenmodell optimieren, berechnete Spalten und Tabellen erstellen und sogenannte Massnahmen (Measures) definieren.
Komplexere ETL-Prozesse (extrahieren, transformieren und laden) lassen sich mittels Power Query erledigen. Mit Power Query kann man Datenquellen verbinden, sie bereinigen und somit für die Analyse vorbereiten. Ein Beispiel für Datenbereinigung mit Power Query wäre:
- Daten aus Personio importieren
- Fehlende Werte ersetzen, e.g. keine Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung durch „0“ ersetzen
- Spalten umbenennen und Datentypen korrigieren
- Mehrere Tabellen zusammenführen
- Daten in PowerBI-Modell laden
Visualisierung der Daten im Dashboard
Nun können wir die benötigten Daten auf unser Dashboard bringen und dieses ansprechend gestalten. Im Bereich Daten klicken wir nacheinander die Daten an, die wir in einem Diagramm miteinander kombinieren möchten. Um eine Übersicht über den Anwesenheitsstatus aller Mitarbeitenden sortiert nach Abteilung zu erstellen, wählen wir die Felder Abteilung, Mitarbeitenden-ID und den Anwesenheitsstatus aus. Power BI erstellt daraus automatisch eine Auswertung. Im Bereich Visualisierungen wählen wir die Art der Darstellung aus. In unserem Beispiel verwenden wir dafür ein gestapeltes Säulendiagramm. Die Beschriftung der Achsen, die Legende, die Überschriften und die farbliche Gestaltung liegen dabei völlig in unserer Hand.
Nun können wir kreativ werden und so viele Auswertungen auf unser Dashboard hinzufügen, wie wir möchten. Jedes davon können wir nach unseren Wünschen anpassen. Auch können wir Bilder, Logos, Piktogramme, Links und Hintergrundfarben ändern sowie mehrere thematische Seiten zu unserem Dashboard hinzufügen, bis wir mit dem fertigen Dashboard zufrieden sind.
Optional: Veröffentlichen des Dashboards
Grundsätzlich sind wir an diesem Punkt fertig und können das Dashboard an einem Ort ablegen, beispielsweise auf einem gemeinsamen Laufwerk oder im Sharepoint, auf den alle Kolleginnen und Kollegen Zugriff haben, die das Dashboard sehen sollen. Dafür müsste jeder Nutzer sich eine lokale Kopie des Dashboards herunterladen, um es einzusehen. Nimmt ein Nutzer Änderungen am Dashboard vor, sind diese dann allerdings nicht für die anderen Kolleginnen und Kollegen sichtbar.
Alternativ können wir das Dashboard auch mit anderen Nutzern teilen, indem wir es über Power BI Online veröffentlichen. Das bietet uns gleich mehrere Vorteile und Möglichkeiten. Durch die Veröffentlichung kann das Dashboard auf internen und externen Webseiten eingebettet werden. So können wir beispielsweise bestimmte Visualisierungen über das Intranet mit unseren Mitarbeitenden teilen. Darüber hinaus können wir das Dashboard in Microsoft Teams oder SharePoint Online einbetten, um eine gleichzeitige Zusammenarbeit an dem Dashboard durch mehrere Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen. Auch mit Power Automate können wir unser Dashboard verbinden. Dadurch könnte das Dashboard automatisch aktualisiert werden, wenn sich die Ausgangsdaten in Personio ändern. Eine weitere hilfreiche Funktion über Power Automate wäre das automatische Auslösen von Erinnerungen und Prozessen, wenn die Daten einen vordefinierten, kritischen Punkt überschreiten. Dem kreativen Nutzer bieten sich dadurch eine Vielzahl an Möglichkeiten, die internen Geschäftsprozesse datengestützt und automatisiert zu optimieren.
Wir wünschen viel Spaß bei der Gestaltung deines eigenen automatischen HR-Dashboards! Benötigst du Unterstützung bei der Veröffentlichung? Hierbei oder auch bei anderen Themen der HR-Automatisierung helfen wir dir gerne weiter!