In der heutigen Unternehmenswelt gibt es für (fast) alles eine Softwarelösung – vom ERP-System über Spesen- und Reisekostenmanagement bis hin zur Zeiterfassung. Das Angebot auf den verschiedenen Marketplaces ist groß, doch ebenso vielfältig sind die individuellen Gegebenheiten und Anforderungen der Unternehmen. Wer schon einmal versucht hat, eine Standardlösung exakt auf die eigenen Prozesse anzupassen, weiß: Das ist oft teurer, komplizierter und ineffizienter als gedacht. Am Ende arbeitet man eben mit einer Software, die nicht wirklich passt. Wie ein Schuh in der falschen Größe: Man kommt damit irgendwie durch den Tag, aber bequem ist es nicht.
Warum also nicht eine individuelle App-Lösung entwickeln (lassen), die genau das abbildet, was tatsächlich benötigt wird? Eine digitale Maßanfertigung, die sitzt. Klingt teuer und aufwändig – ist es aber nicht, wenn man Power Apps nutzt.
Was sind Power Apps?
Power Apps sind Teil der Microsoft Power Platform und ermöglichen es, mit wenig oder ganz ohne Programmieraufwand eigene Apps für PC, Tablet oder Smartphone zu erstellen. Auch komplexe Datenmodelle, Benutzerrollen und Workflows lassen sich damit abbilden – bei gleichzeitig flexibel gestaltbarer Benutzeroberfläche.
Warum individuelle Apps statt einer fertigen Software?
Einzigartigkeit von Prozessen: Viele Unternehmensprozesse sind sehr spezifisch – entweder durch Branche, Struktur oder interne Abläufe. Es gibt oft schlicht keine „Out-of-the-Box“-Lösung dafür. Wir entscheiden uns also für die Standardlösung, die gerade einmal das Nötigste erfüllt, und füllen Lücken mit Workarounds. Gleichzeitig bleiben andere mitgelieferte Funktionen unbenutzt, weil wir sie schlicht nicht benötigen. Wenn man jedoch selbst eine individuelle App-Lösung entwickelt, ist diese von Anfang bis Ende genau auf die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen ausgerichtet. So kann man sicherstellen, dass keine Funktionen fehlen und gleichzeitig unnötige Features vermieden werden.
Integration in die bestehende Microsoft-Welt: Power Apps greifen nahtlos auf SharePoint, Teams, Dataverse, Dynamics 365 oder Excel zu. Die Anwendung nutzt also die Daten, die bereits im Unternehmen vorhanden sind, und bringt diese effizient zusammen. Berechtigungen, Datenzugriffe und Compliance steuern wir im gewohnten Microsoft- bzw. Entra (ehemals Azure AD) Umfeld.
Weitere Schnittstellen: Darüber hinaus bieten Power Apps über Konnektoren und APIs die Möglichkeit, externe Systeme anzubinden – etwa CRM-, ERP- oder Drittanbieter-Tools (wie z. B. Personio). So wird die App keine Insellösung, sondern ein integrierter Bestandteil der gesamten Systemlandschaft.
Kosteneffizienz: Lizenzmodelle für fertige Business-Software sind oft teuer – besonders, wenn wir nur 20 % der Funktionen nutzen. Mit einer individuellen Power App investieren wir gezielt in das, was wir brauchen.
Skalierbarkeit und Wartbarkeit: Auch wenn die App klein startet, kann sie problemlos mit dem Bedarf mitwachsen und erweitert werden. Power Apps sind darauf ausgelegt, mit wachsenden Anforderungen Schritt zu halten: Sei es durch die Anbindung weiterer Datenquellen, die Verarbeitung großer Datenmengen oder die Integration zusätzlicher Funktionen und Automatisierungen.
Ein Beispiel aus der Praxis von unserem Kunden, der Morten Group GmbH
„Wir arbeiten u. a. mit der öffentlichen Hand als Auftraggeber zusammen und haben strikte Vorgaben in Bezug auf die Qualifikationen des einzusetzenden Personals, dessen Aus- und Fortbildungen und der einzureichenden Unterlagen und Nachweise. In der Vergangenheit haben wir mit einer Exceltabelle gearbeitet, um je Mitarbeitenden sehen zu können, welche Unterlagen vorliegen, welche noch angefordert wurden, welche Zertifikate bereits erworben wurden und wie der Stand im Freigabeprozess mit den Ansprechpartner:innen der Auftraggeber ist.
Da wir mehrere Hundert Mitarbeitende in dem Bereich einsetzen und manche Nachweise nach bestimmten Intervallen erneuert und neu eingereicht werden müssen, haben wir uns entschieden, eine individuelle technische Lösung für uns programmieren zu lassen.
Das Team von Reload HR hat anhand eines Lastenheftes, das von uns erstellt wurde, eine App programmiert, mit der wir heute erfolgreich arbeiten. Wir haben sie NOA genannt und unsere Prozesse sind deutlich übersichtlicher, schneller und leichter geworden.“
– Karin Kemnitz, stellv. Personalleitung Morten Group GmbH
Fazit
Nicht jede Herausforderung lässt sich mit Standardsoftware sinnvoll lösen. Besonders im Mittelstand oder bei spezialisierten Abläufen lohnt es sich, in eine maßgeschneiderte App zu investieren. Mit Power Apps steht euch dafür eine moderne, effiziente und kostengünstige Plattform zur Verfügung – sie ermöglicht es, eure Prozesse passgenau digital abzubilden, ganz ohne Kompromisse.
Ihr habt Prozesse, die aktuell nicht ideal abgebildet werden? Dann sprecht uns gerne an – wir schauen uns das gemeinsam und unverbindlich an und finden heraus, ob eine Power App für euch Sinn macht!