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Welcome on Board: KI-Chatbots als intelligente HR-Assistenten

Ein gut umgesetztes Onboarding kann für eine schnelle Integration neuer Mitarbeiter ins Team sorgen und das Risiko von Frühfluktuation senken. In der Realität bedarf das Onboarding der meisten Unternehmen jedoch einer gründlichen Überarbeitung. Neuzugänge werden in den ersten Tagen oft mit zu vielen Informationen überhäuft, die schnell wieder vergessen werden. In anderen Fällen gibt es von Anfang an keinen festen Ansprechpartner für alltägliche Fragen oder dieser ist nur selten erreichbar. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen sich die Frage stellen, wie sie Ihren Onboarding-Prozess angenehmer und reibungsloser gestalten können. Im Folgenden zeigen wir euch am Beispiel der ElevenForTech Group, wie einfach sich Onboarding durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz optimieren lässt.

Business Case Simulation: Onboarding bei der ElevenForTech Group

Die HR-Abteilung der ElevenForTech Group hat vor Kurzem eine Umfrage durchgeführt, um herauszufinden, wie zufrieden ihre neuen Mitarbeiter mit dem internen Onboardingprozess sind. Die Ergebnisse haben gezeigt, dass es insbesondere in der Informationsverteilung noch Verbesserungsbedarf gibt. Viele gaben in der Umfrage an, dass sie sich unsicher seien, an wen sie sich bei Fragen wenden sollen. Zwar gibt es bei der ElevenForTech für jeden Onboardee einen zugewiesenen Buddy, aber auch dieser könne nicht immer alles beantworten und sei zudem nicht immer erreichbar. Außerdem gaben einige Teilnehmer an, dass sie sich scheuen, Fragen erneut zu stellen, die Ihnen bereits einmal beantwortet wurden oder ein schlechtes Gewissen hätten, ihre Kollegen durch ständige Rückfragen aus ihrer Arbeit rauszureißen oder zu stören.

Einrichtung eines KI-Chatbots als HR-Assistent

David Breitenberg, HR Manager bei ElevenForTech, möchte sich diesem Kritikpunkt annehmen, um die Ergebnisse der nächsten Umfrage zu verbessern. Nach einiger Recherche ist er durch einen interessanten Blogartikel auf die Idee gestoßen, einen KI-Chatbot in den Alltag der Mitarbeitenden zu integrieren. Dieser könnte als HR-Assistent fungieren und neuen Mitarbeitern schnell und einfach Antworten auf die häufigsten Fragen liefern. Nachdem er die Genehmigung der Geschäftsführung eingeholt hat, eine Testphase mit einem KI-Assistenten zu starten, hat David sein HR-Team in das Projekt eingeweiht und anschließend einen Unternehmensaccount bei OpenAI erstellt. Zusammen mit seinem Team hat David die wichtigsten Unternehmensrichtlinien zusammengetragen und die Dateien in dem Chatbot hinterlegt. Dazu gehörten die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner bei der ElevenForTech, Reise- und Arbeitszeitrichtlinien, aber auch Informationen zu anstehenden Veranstaltungen.

Dann hat David sich Anweisungen für den KI-Assistenten überlegt, damit dieser seine Rolle bestmöglich wahrnehmen kann. Der Assistent sollte möglichst freundlich und knapp antworten, seine Antworten nur aus den zur Verfügung gestellten Dokumenten beziehen und bei Fragen, die sich abteilungsspezifisch unterscheiden konnten, entsprechende Rückfragen stellen. Nun musste nur noch ein Name für den KI-Assistenten gefunden werden. Um dem Chatbot eine persönliche Note zu geben, hat sich das Team für den Namen Eva entschieden, als Kurzform für “ElevenForTech Virtual Assistant“. Zunächst hat die HR-Abteilung Eva ausgiebig intern getestet. Nach einigen Wochen konnte David Eva schließlich über einen Link im Intranet mit den Mitarbeitern teilen. Da in Kürze eine neue Mitarbeiterin in der Personalabteilung starten soll, sind David und sein Team schon sehr gespannt, ob ein KI-Assistent tatsächlich helfen kann, neue Mitarbeiter im Onboarding zu unterstützen.

Onboarding aus Mitarbeitersicht: Erster Arbeitstag von Sandra Wöllmeier

Schauen wir uns das Ganze einmal aus Sicht von Sandra Wöllmeier an, die als neue Mitarbeiterin im Bereich Recruiting bei der ElevenForTech Group gestartet hat.

Nach einer kleinen Führung durch die Büros muss Sandra zunächst einige Firmenrichtlinien durchlesen und unterschreiben, während ihre neuen Kollegen aus der Personalabteilung an einem Strategie-Meeting mit der Geschäftsführung teilnehmen. Die Datenschutz- und Geheimhaltungsvereinbarung der ElevenForTech Group ist eines der wenigen Dokumente, welches aus Dokumentationsgründen noch im Original ausgedruckt und unterschrieben werden muss. Als Sandra die Vereinbarung ausdrucken will, merkt sie jedoch, dass noch kein Drucker mit ihrem Laptop verbunden ist. Da sie sich die Namen der Kollegen aus der IT-Abteilung noch nicht gemerkt hat, ruft sie kurzerhand den intelligenten Onboarding-Assistenten auf, den ihr Vorgesetzter David ihr zuvor gezeigt hat.

Anschließend soll Sandra eine Kopie der Datenschutzvereinbarung per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten senden. Sie kann sich jedoch nicht daran erinnern, dass sie diesen während der Büroführung getroffen hätte. Also fragt sie erneut den Chatbot-Assistenten um Hilfe.

Ein externer Datenschutzbeauftragter also! Kein Wunder, dass Sandra sich nicht daran erinnern konnte, ihn heute im Büro gesehen zu haben. Nachdem sie die E-Mail abgeschickt hat, möchte Sandra die Zeit nutzen und die Pflichtschulungen für neue Mitarbeitende absolvieren. Doch welche waren das nochmal?

Die Arbeitssicherheitsschulung geht Sandra als Erstes an, da sie sich mit diesem Thema schon länger nicht mehr beschäftigt hat. Als sie fertig ist, fragt sie sich: Wo könnte sie eigentlich bei einem Notfall die Erste-Hilfe-Kästen bei der ElevenForTech finden?

Sandra hat bereits zwei Schulungen absolviert, als ihr der Magen knurrt und sie merkt, dass es bereits 13 Uhr ist. Da ihre Kollegen noch im Meeting sind, fragt sie schnell Eva, ob sie etwas bezüglich der Mittagspause beachten sollte.

Nach einem leckeren Mittagessen erinnert sich Sandra daran, dass sich während der Mittagspause einige Kolleginnen darüber unterhalten haben, was sie auf der Sommerfeier des Unternehmens anziehen möchten. Da sie sich gerade mit Sven über ihre Arbeitssicherheitsschulung unterhalten hat, hatte sie keine Gelegenheit, nach den Details zu fragen. Sie ruft daher stattdessen auf dem Weg zu ihrem Arbeitsplatz den Chat mit Eva nochmal auf.

Auch ihre Kollegen aus der Personalabteilung sind mittlerweile wieder zurück an ihrem Arbeitsplatz. Den Rest des Tages verbringt Sandra mit Klara, die ihr einen Überblick über die aktuellen Vakanzen des Unternehmens gibt. Um 17 Uhr verabschiedet sich Sandra von den Kollegen in ihren ersten Feierabend. Als sie das Unternehmensgelände schon verlassen hat, erhält sie einen Anruf von ihrem Freund. Er erzählt, dass morgen ihre neuen Wohnzimmermöbel geliefert werden und fragt, ob Sandra morgen aus dem Home Office arbeiten könnte.

“Hm, meine Kollegen haben eigentlich schon Feierabend und ich will sie nicht stören… Aber ich frage mal Eva!”, sagt Sandra zu ihrem Freund und holt ihr Diensthandy heraus.

Eva? Ist das auch eine Kollegin von dir?”, fragt ihr Freund nach.

“Könnte man fast sagen. Ich erzähle dir gleich zu Hause davon”, lacht Sandra.

Ziemlich praktisch, so ein virtueller HR-Assistent. Diesen hätte Sandra auch in ihrem alten Job gebraucht.

Einschätzung der ElevenForTech Group: Lohnen sich KI-Chatbots als HR-Assistenten?

Nach einer 12-wöchigen Testphase stellt David der Geschäftsführung seine Einschätzung zum HR-Assistenten Eva vor. Überraschenderweise haben nicht nur neue Mitarbeiter, sondern auch Mitarbeiter mit langjähriger Unternehmenszugehörigkeit Eva genutzt. Das Feedback fiel grundsätzlich sehr positiv aus, da der Chatbot stets schnelle und hilfreiche Antworten geben konnte und bei tiefergehenden Fragen auf die jeweils richtigen Ansprechpartner verwies. David und seinem Team fallen immer mehr Themen ein, die man Eva in Form von Wissensdokumenten zur Verfügung stellen könnte, um die Arbeitslast durch häufige Anfragen in der HR-Abteilung zu reduzieren. Gleichzeitig müssen sie irgendwie sicherstellen, dass alle Wissensdokumente immer aktuell gehalten werden. Außerdem kam unter seinen Kollegen der Wunsch auf, Eva in die Microsoft-Teams-Umgebung der ElevenForTech zu integrieren. Da die Geschäftsführung mit den bisherigen Ergebnissen zufrieden ist, darf sich David nun glücklicherweise externe Unterstützung ins Haus holen.

Viktoria Schrupp

Mit meinem Hintergrund als HR Manager und meiner Leidenschaft für die Digitalisierung von Personalprozessen liegt mein Fokus darauf, innovative und kreative Lösungen zu entwickeln, um die Effizienz in HR-Abteilungen zu erhöhen und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu steigern.

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