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EFFIZIENTES HR-REPORTING MIT PERSONIO

Die systematische Erfassung und Auswertung von Personaldaten ist im modernen Personalmanagement unerlässlich, um fundierte Unternehmensentscheidungen treffen zu können. Dazu gehört die Analyse von Kennzahlen wie beispielsweise Personalstruktur, Diversity, Time-to-Hire, Krankenstand oder Fluktuation. Die Umsetzung eines professionellen Personalreportings stellt jedoch viele Unternehmen vor Herausforderungen. Falsche oder veraltete Informationen sowie über verschiedene Systeme verteilte Daten können zu fehlerhaften Analysen und Entscheidungen führen. Zudem ist die manuelle Erstellung von Berichten oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Hier bietet die Berichtsfunktion in Personio eine gute Möglichkeit, den Prozess des HR-Reportings zu beschleunigen, menschliche Fehler zu minimieren und eine effiziente, datengetriebene Personalarbeit zu ermöglichen.

Automatisierte Standardberichte in Personio

Diagramm einer Auswertung der Mitarbeitendenzahl nach Abteilung und Standort mittels Standardbericht in Personio.
Auswertung der Mitarbeitendenzahl nach Abteilung und Standort mittels Standardbericht in Personio.

Personio liefert bereits 18 vorgefertigte Standardberichte aus den Bereichen HR-Management, Zeitverwaltung, Lohnbuchhaltung und Recruiting, die man, je nach Bedarf, zeitlich einschränken oder nach vielen in Personio gepflegten Attributen (z.B. Anstellungsart, Abteilung oder Vertragsende) gruppieren und filtern kann. Diese Berichte können Personalverantwortliche anschließend grafisch auswerten oder zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportieren.

Individuelle Anpassung von Reports

Darüber hinaus ist es möglich, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die entweder einen Zeitraum, einen bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit oder Zukunft oder historische Änderungen der Mitarbeitendendaten darstellen. Die Tabellenspalten kann man mit Mitarbeitenden-, An- und Abwesenheits-, Performance- und Vergütungsattributen befüllen. Die Größe des Datensatzes variiert je nach den gewählten Filterkriterien.

So ist es beispielsweise möglich, eine Liste aller Mitarbeitenden für den Jahresabschluss zu erstellen, die Gehaltsentwicklung bestimmter Abteilungen nachzuvollziehen oder den Fortschritt einzelner Mitarbeitender bei der Erreichung ihrer Performanceziele darzustellen. Benutzerdefinierte Berichte kann man mit anderen Benutzern, z.B. der Geschäftsleitung, Vorgesetzten und Entscheidungsträgern, teilen. Sie werden darüber hinaus automatisch im Hintergrund aktualisiert, sodass z.B. monatlich wiederkehrende Berichte jederzeit die richtigen Daten anzeigen.

Benutzerdefinierter Bericht über Krankheitszeiträume und ausstehende Atteste, erstellt mit Personio.
Benutzerdefinierter Bericht über Krankheitszeiträume und ausstehende Atteste.

Grenzen und alternative Lösungsansätze mit Power BI oder Excel

Doch auch die integrierte Berichtsfunktion von Personio stößt bei einigen Fragestellungen an ihre Grenzen. Berichte und grafische Auswertungen können nicht auf dem Personio-Dashboard angezeigt werden. Das Versenden automatischer Erinnerungen oder das Auslösen von Prozessen auf Basis der ausgewerteten Daten lässt sich ebenfalls nicht realisieren. Auch die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten für das Recruiting, die aggregierte Darstellung von Mitarbeitendendaten und die Verwendung eines „Oder“-Filters sind derzeit nicht möglich. Benutzerdefinierte Berichte können zudem nicht grafisch ausgewertet, sondern nur in tabellarischer Form ausgegeben werden.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, Personio mit Power BI zu kombinieren, um diese Einschränkungen zu überwinden und das HR-Reporting noch weiter zu automatisieren. Power BI ist eine Plattform von Microsoft, die es ermöglicht, verschiedene Datenquellen miteinander zu verbinden, Daten zu visualisieren, analysieren und daraus interaktive Berichte zu erstellen. Durch die Kombination von Personio mit Power BI können Daten aus benutzerdefinierten Berichten über eine Schnittstelle vollautomatisch extrahiert und danach weiterverarbeitet werden. Dabei können Personalverantwortliche nicht nur Daten aus Personio, sondern auch Daten aus anderen Systemen, Tools oder beispielsweise auch Excel-Tabellen miteinander verknüpfen, vergleichen und verarbeiten. Daraus ergeben sich völlig neue Anwendungsmöglichkeiten für die HR-Praxis. Das könnten beispielsweise die Erstellung einer Stellenplanung, einer kompletten Personalkostenübersicht oder eines ausgefeilten HR-Dashboards sein. Darüber hinaus könnten automatisierte Benachrichtigungen und Aktionen erstellt werden. Zum Beispiel könnte man E-Mails erhalten, wenn KPIs überschritten werden, oder Attribute in Personio aktualisieren, wenn bestimmte Ziele erreicht werden.

Analyse von HR-Kennzahlen auf einem beispielhaften HR-Dashboard. Erstellt mit Personio und Power BI.
Analyse von HR-Kennzahlen auf einem beispielhaften HR-Dashboard. Erstellt mit Personio und Power BI.

Und wenn man keinen Zugang zu Power BI hat? Vieles lässt sich alternativ auch mit Excel realisieren! Wie das genau funktioniert, erfährst du im nächsten Blogbeitrag.

Interessierst du dich für die Umsetzung ähnlicher Prozesse oder möchtest du mehr über die Potenziale der HR-Automatisierung erfahren? Kontaktiere uns einfach, wenn du Fragen hast oder Unterstützung benötigst!

Viktoria Schrupp

Mit meinem Hintergrund als HR Manager und meiner Leidenschaft für die Digitalisierung von Personalprozessen liegt mein Fokus darauf, innovative und kreative Lösungen zu entwickeln, um die Effizienz in HR-Abteilungen zu erhöhen und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu steigern.

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