Die HR Automatisierung und HR Digitalisierung ist ein Trend, der rapide die Art und Weise verändert wie HR-Abteilungen arbeiten. Benutzer-Provisionierung ist ein Beispiel für die HR-Digitalisierung, das sowohl bei den IT- als auch HR-Abteilungen oft ganz oben auf der Agenda steht.
Business Case
Die Gründe dafür sind auf der einen Seite das Volumen der Transaktionen. Auf der anderen Seite spielt oft die Komplexität der Landschaft bzw. Anzahl der Systeme, die angesprochen werden sollten und die damit verbundene Fehleranfälligkeit, wenn der Prozess manuell durchgeführt wird, eine entscheidende Rolle.
Darüber hinaus werden oft selbstverständlich die Themen Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit in dem Zusammenhang erwähnt, denn was passiert, wenn Mitarbeiter:in die Firma verlässt, die Daten aber nicht aktualisiert werden?
Mögliche Szenarien
Folgende Fälle aus dem Lebenszyklus der Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens werden oft implementiert:
– Neue Mitarbeitende anlegen
– Änderungen an den Attributen des Teammitglieds durchführen
– Anpassungen vornehmen, wenn die Mitarbeitenden die Firma verlassen
– Was wäre zu tun wenn Mitarbeiter:in, welche die Firma verlassen haben, wieder bei dem Unternehmen anfangen
HR Digitalisierung – Design Überlegungen
Bevor man mit der Implementierung dieses HR Digitalisierungsszenarios anfängt, sind folgende Punkte aus unserer Erfahrung wichtig.
Zielarchitektur festlegen
Unabhängig von der System-Landschaft, sollte man die Frage beantworten: Welche Systeme sind für Mitarbeiter-Daten wann führend? Klarheit darüber vereinfacht das Zielbild und dadurch den Aufwand bei der Implementierung.
Es ist aus unserer Erfahrung auch wichtig, das Zielbild, sobald herauskristallisiert, mit allen relevanten Stakeholdern zu teilen und das Feedback einzuholen. Denn die Komplexität des Szenarios besteht auch darin, dass die Prozesse über die Grenzen der Abteilungen hinausgehen (Zusammenspiel HR und IT beachten).
Technische Aspekte beachten
Die technischen Gegebenheiten der betroffenen Systeme setzen naturgemäß oft grenzen unserer Fantasie. Unterstütz das HR-System APIs und wenn ja, sind alle definierten Szenarien möglich? Welche Plattform wollen wir einsetzen, um die Systeme miteinander zu verbinden? Welche IT-Security spezifischen Themen sind zu klären?
Benötigen Sie Hilfe bei der Implementierung Ihrer HR Digitalisierungsszenarien oder möchten Sie mehr über die Potentiale der HR Automatisierung in Ihrem Unternehmen erfahren? Sprechen Sie uns an!