Eigentlich wäre es doch so einfach: Formular ausfüllen, unterschreiben, abschicken. Doch was erst nur den Auftakt zum eigentlichen Prozess machen sollte, stellt für Personalabteilungen regelmäßig eine zeitaufwändige und umständliche Aufgabe dar – besonders wenn mehrere Parteien involviert sind.
In diesem Artikel zeigen wir, wie man einen Formularprozess digital, rechtssicher und dennoch einfach mit Personio automatisieren kann und welche Vorteile sich daraus für die Personalabteilung ergeben.
Formularprozesse im HR – ein Rückblick
Wie schaut so ein Prozess ohne Digitalisierung aus? Im Personalbüro können sich Mitarbeitende das benötigte Formular – z.B. einen Antrag auf Mobiles Arbeiten – aushändigen lassen. Bekannte und vorhandene Informationen wie Name, Abteilung und Position werden eingetragen, mitsamt den abgefragten Informationen zum Mobilen Arbeiten. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular wird dann händisch an die Führungskraft weitergereicht und setzt von dort seinen Weg fort ins Personalbüro – macht vielleicht sogar noch einen kleinen Umweg über den Schreibtisch des Managing Directors – bevor das Dokument als Vertragsanlage in der Personalakte abgelegt wird.
Es liegt auf der Hand, dass dieser Prozess nicht optimal ist. Dort hat eine beteiligte Person das Formular an der falschen Stelle unterschrieben, in der Ecke landete ein Kaffeefleck und wo ist denn nur die Seite zwei jetzt hin? Zudem führt die fehlende Transparenz über den Status des Prozesses oftmals zu unnötigen Rückfragen und Schleifen zwischen den Beteiligten.
Remote Work und die Frage nach der Rechtssicherheit
In Zeiten von Homeoffice bzw. mobilem Arbeiten hat sich in dieser Hinsicht viel getan und der obig beschriebene Prozess entspricht wohl eher der Ausnahme als der Norm. Allerdings stehen Personalabteilungen weiterhin vor einer Herausforderung: wie kann man einen digitalen Formularprozess möglichst transparent, rechtssicher und dennoch einfach gestalten?
In diesem Szenario dürfen Mitarbeitende das PDF-Formular weiterhin mit Name, Abteilung und Position sowie Informationen zum Mobilen Arbeiten befüllen, bevor dieses per Mail an die Führungskraft und/oder HR gesendet wird. Durch die Aufnahme der Beteiligten in die Mailkommunikation kann hierbei Transparenz gewährleistet werden. Doch was ist mit der Unterschrift? Eine analoge handschriftliche Unterschrift würde das Drucken und Scannen des Dokuments voraussetzen, das Einsetzen einer vorab gescannten und gespeicherten Unterschrift ist als einfache elektronische Signatur nicht für alle Dokumente rechtsgültig. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur[1] muss also her. Diese verbindet die unterzeichnende Person im Rahmen einer gespeicherten Transaktion mittels PKI (Public Key Infrastructure) mit dem signierten Dokument und kann somit sicherstellen, dass dieses wirklich von der angegebenen Person stammt und nicht manipuliert wurde.
Die Lösung: ein digitaler und rechtssicherer Formularprozess vollautomatisiert
Um einen Formularprozess mit mehreren Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten, wird dieser von den Mitarbeitenden im Self Service über das eigene Mitarbeiterprofil in Personio ausgelöst. Nach wenigen Minuten erhalten sie dann eine automatisierte Mail mit dem Link zum entsprechenden Formular. Relevante Daten (Name, Position, Abteilung uvm.) werden aus Personio gezogen und automatisch befüllt. Die Mitarbeitenden geben nun nur noch die Details zum Mobilen Arbeiten an (also für welchen Zeitraum und für welche Tage sie mobil arbeiten möchten) und hinterlegen ihre elektronische Signatur. Mit Finalisierung derer wird das Dokument automatisch an die Führungskraft gesendet. Auch diese öffnet das Dokument mittels Link in der Mail und füllt die relevanten Felder aus, bevor das Formular signiert und damit automatisch weitergeleitet wird.
Selbstverständlich erhält jede Partei die Bearbeitungsrechte nur für die entsprechend relevanten Felder.
Sobald alle Unterschriften gesetzt sind, werden alle Beteiligten darüber informiert und das finale Dokument wird automatisch als Vertragsanlage in Personio hochgeladen. Somit reduziert sich der Aufwand für alle Beteiligten auf ein Minimum, während jedoch ein standardisierter Prozess garantiert ist.
Als Prozess-Owner hat die Personalabteilung zudem Zugriff auf eine Liste mit allen relevanten Daten, welche vom System in Echtzeit geupdatet wird. Damit können alle Vorgänge, die im Hintergrund laufen, getracked und ausgewertet werden.
Ausbau und Weiterführung des digitalen Prozesses in Personio
Hat man einmal einen solchen Prozess mit Personio implementiert, gibt es natürlich eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die gewonnen Daten weiter zu verwenden. In unserem Beispiel tragen wir die Tage, für welche das mobile Arbeiten im Rahmen des digitalen Formularprozesses genehmigt wurde, in den Abwesenheitskalender in Personio ein. Damit entfällt auch hier ein händischer Aufwand, Fehlerquellen werden reduziert und in Personio finden sich zuverlässige Informationen darüber, an welchen Tagen Mitarbeitende nicht im Büro anzutreffen ist, weil sie mobil arbeiten.
Weiters werden in unserem Beispiel die Tage im Homeoffice den Sollarbeitstagen gegenübergestellt um die Homeoffice-Quote für einen definierten Zeitraum zu berechnen. Diese wird vom System wiederum als Attribut im Personio Profil kontinuierlich geupdated.
Hier der gesamte Prozess im Ablauf:
Die Digitalisierung vereinfacht einmal mehr den Arbeitsalltag im Unternehmen. Besonders die Personalabteilung profitiert durch den Self-Service, das automatische Versenden der e-Mails und dem Upload des fertigen Dokuments in die Personalakte. Indem der Prozess weitergeführt wird, hat die Personalabteilung zudem jederzeit einen Überblick in welchem Umfang die Mitarbeitenden mobil arbeiten – immer up to date!
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Welche Rolle ChatGPT zukünftig für die weitere Digitalisierung von HR-Dokumenten spielt, kannst du hier lesen.
[1] Der Begriff “fortgeschrittene elektronische Signatur” wurde von der EU in der Verordnung 910/2014 für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen (kurz: eIDAS) in Abschnitt 4, Artikel 26 definiert.