Mit dem Wachstum von Unternehmen steigen auch ihre HR-Verantwortlichkeiten. Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) haben jedoch Schwierigkeiten, HR-Aufgaben effektiv zu verwalten, insbesondere wenn ihre Mitarbeiterzahl zunimmt. HR-Digitalisierung kann Abhilfe schaffen.
HR-Digitalisierung umfasst den Einsatz von Technologie zur Vereinfachung und Automatisierung von HR-Prozessen, wie Onboarding, Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Performancemanagement. Es kann wertvolle Zeit und Ressourcen sparen und helfen, relevanten Vorschriften zu entsprechen. In diesem Blog werden wir untersuchen, wie KMUs HR-Digitalisierungsszenarien implementieren können und welche Vorteile sie mit sich bringen kann.
Schritt 1: Identifizierung von zu digitalisierenden HR-Prozessen
Der erste Schritt bei der Implementierung von HR-Digitalisierungsszenarien besteht darin, die HR-Prozesse zu identifizieren, die automatisiert werden können. Dazu können gehören:
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Dies umfasst das Sammeln, Speichern und Verwalten von Mitarbeiterdaten wie persönlichen Informationen, Berufserfahrung und Leistungskennzahlen.
- On- und Offboarding, Rekrutierung: Dies umfasst das Veröffentlichen von Stellenangeboten, das Überprüfen von Lebensläufen inklusive Background-Checks, das Planen von Vorstellungsgesprächen und das Onboarding neuer Mitarbeiter. (Ein Erfahrungsbericht zu diesem Thema finden Sie hier.)
- Support-Anfragen: Dies umfasst automatisierte Erzeugung von Tickets in verschiedenen Szenarien, e.g. Einstellung / Terminierung der Mitarbeitenden
- Benutzer-Provisionierung: Folgende Fälle aus dem Lebenszyklus der Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens werden oft implementiert (Lesen Sie mehr zum Thema HR-Digitalisierung der Benutzer-Provisionierung hier):
- Neue Mitarbeitende anlegen
- Änderungen an den Attributen des Teammitglieds durchführen
- Anpassungen vornehmen, wenn die Mitarbeitenden die Firma verlassen
- Was wäre zu tun wenn Mitarbeiter:in, welche die Firma verlassen haben, wieder bei dem Unternehmen anfangen
- Dokumentengenerierung: Dies umfasst unter anderem Anfertigung der Mitarbeiterdokumente en masse, automatische Ergänzung der Inhalte um Parameterwerte aus dem HR-System, E-Mail-Versand und hochladen in die Personalakte (Welche Möglichkeiten der HR-Digitalisierung ergeben sich wann man das Szenario mit ChatGPT verwenden, dazu können Sie hier weiterlesen.)
Vor allem der letzte Bereich, als auch Recruiting und Identity Management / Benutzer-Provisionierung werden oft von unseren Kunden unter die Lupe genommen.
Der klar definierte Umfang der Prozesse, die digitalisiert werden sollten erlaubt schafft Grundlage für die weiteren Schritte, nämlich der Toolauswahl, der Priorisierung und der Planung.
Schritt 2: Auswahl der richtigen HR-Digitalisierungtools
Der nächste Schritt besteht darin, die richtigen HR-Digitalisierungstools für Ihr Unternehmen auszuwählen. Es gibt eine Vielzahl von Tools, die sich für HR-Digitalisierungsaufgaben sehr gut eignen:
- Microsoft Power Automate et. al?
- Make, Zapier, etc.
- Verwendung von Microservices auf Basis von Cloud-Plattformen wie Amazon Web Services oder Microsoft Azure
Es ist wichtig, jedes Tool sorgfältig zu bewerten, um zu bestimmen, welches am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.
Dabei spielen folgende Kriterien eine Rolle:
- Tool-Strategie des Kunden: Auf welche Technologie-Plattform setzen Sie als Kunde, welche Tools und Applikation sind bereits im Einsatz?
- Verfügbares Budget
- Vorhanden Sie des Skill-Sets Verfügen Sie über ein Team, das kompliziertere Technologien anwenden kann, setzte ich eher auf Low- bzw. No-Code-Lösungen?
Schritt 3: Entwicklung eines Plans und Implementierung von HR-Digitalisierung
Sobald Sie die zu digitalisierenden HR-Prozesse identifiziert und die richtigen Tools ausgewählt haben, geht es weiter zur Entwicklung eines Umsetzungsplans.
Dieser Plan sollte Folgendes beinhalten:
- Priorisierung der HR-Digitalisierungsszenarien
- Einen Zeitplan für die Umsetzung
- Einen Kommunikationsplan, um die Mitarbeiter über die Veränderungen zu informieren und bei Bedarf Schulungen anzubieten
Es ist auch wichtig, Schlüsselindikatoren (KPIs) festzulegen, um den Erfolg der HR-Digitalisierung zu verfolgen.
Schritt 4: Monitoring
Nach der Implementierung von HR-Digitalisierung ist es wichtig, deren Wirksamkeit regelmäßig zu überwachen und zu bewerten. Dies umfasst die Verfolgung von KPIs, die Einholung von Feedback von Mitarbeitern und die Anpassung bei Bedarf.
Einige gängige KPIs, die verfolgt werden können, sind:
- Eingesparte Zeit bei HR-Aufgaben
- Verbesserte Datenqualität
- Erhöhte Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit
- Reduktion von Compliance-Risiken
Durch regelmäßige Überwachung und Bewertung der HR-Digitalisierung können KMUs sicherstellen, dass sie das Beste aus ihrer Investition herausholen und ihre HR-Prozesse kontinuierlich verbessern.
Beispiele aus der Praxis der HR-Digitalisierung
Unten finden Sie Beispiele aus der Praxis von unseren Implementierungsprojekten.
- Automatisierung: Anbindung des Anbieters Freshservice im On- & Offboarding – Entwicklung der Lösung und laufender Betrieb
- Full-Service: KI basierte Aufbereitung der Digitalen Personalakte
- Add-On: App für den Dateiupload nach Personio
- Automatisierung: Automatisierte Umstellung von Arbeitsverträgen. KI Einsatz um die PDF Dateien zu lesen. Nutzung RPA zur Umstellung der Gehälter auf Basis meherer Quellen (Personio, Excel, PDF)
- Full-Service: Laufende Erweiterung Vorlagen Verträge, Briefe, Bescheinigungen
Weitere Kundenszenarien:
- Integration: Anbindung von 8 landesspezifischen Payrollanbietern
- Add-On: Appbasiertes Lohnartenmapping und entsprechende Anbindung der Payrollsysteme an Personio
- Full-Service: Jährliche Erstellung der Bonusbriefe mittels Powerautomate, Scripting und RPA
Best Practises der HR-Digitalisierung
Oft spielen folgende Aspekte eine Rolle und beeinflussen das Endergebnis des HR-Digitalisierungsvorhabens.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter bereit sind
Die Einführung von HR-Digitalisierung kann bei Mitarbeitern Bedenken hervorrufen, insbesondere bei solchen, die in der Vergangenheit manuelle HR-Aufgaben erledigt haben. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die Vorteile der Digitalisierung informiert sind und dass sie die notwendigen Schulungen erhalten, um die neuen Systeme effektiv nutzen zu können.
Datenschutzbestimmungen beachten
Die Digitalisierung von HR-Prozessen kann dazu führen, dass personenbezogene Daten auf neue Weise gesammelt und gespeichert werden. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, um den Schutz der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten.
Passen Sie die Digitalisierung an Ihre Bedürfnisse an
Jedes Unternehmen hat einzigartige Anforderungen an seine HR-Prozesse. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die ausgewählten Digitalisierungstools Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Einige Digitalisierungstools können angepasst werden, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
Wartung und Monitoring
Die Implementierung von HR-Automatisierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßige Wartungsarbeiten erfordert, um sicherzustellen, dass die Systeme effektiv funktionieren. Es ist wichtig, einen Plan für die regelmäßige Wartung der Systeme zu erstellen und sicherzustellen, dass das Personal über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um Wartungsarbeiten durchzuführen.
Durch die Berücksichtigung dieser zusätzlichen Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass sie HR-Automatisierung effektiv implementieren und die maximalen Vorteile daraus ziehen.
HR-Digitalisierung mit Reload HR – Unser Service
Wir bitten unseren Kunden einen agilen Service an mit dem gemeinsam in drei Schritten einsatzfähige Digitalisierungsszenarien umsetzen.
1. Unverbindlicher Discovery-Call
In unserer Discovery-Session schauen wir gemeinsam Ihre HR-Tech-Landschaft und identifizieren Digitalisierungspotentialle.
2. Szenario mit dem höchsten Potential
Wir evaluieren die Ergebnisse und suchen nach potentiellen “Quick Wins”, präsentieren die HR-Digitalisierungskandidaten, Sie entscheiden auf welchem Thema sollen wir uns zuerst fokussieren.
3. Deine HR-Digitalisierung einsatzfähig in einer bis zwei Wochen
Wenn wir das Ziel identifiziert haben sprinten wir los, um Ihre Automatisierung innerhalb von einer bis zwei Wochen für Sie einsatzbereit zu haben.
Benötigen Sie Hilfe bei der Evaluierung und Implementierung Ihrer Szenarien der HR-Digitalisierung oder möchten Sie mehr über Automatisierungspotentiale in Ihrem Unternehmen erfahren? Sprechen Sie uns an!